Имеет ли юридическую силу документ, посланный по факсу?

Действующее законодательство данный вопрос регламентирует следующим образом.

Статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации (далее ГК РФ) установлено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В соответствии с пунктом 2 статьи 434 ГК РФ договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (ст.5) предусматривает, что полученный из автоматизированной системы документ приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, закрепленном российским законодательством. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.  В соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи» (ст.4) электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: а) сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; б) подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; в) электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

В отношении документов, поступивших по факсимильной связи, следует также руководствоваться Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”, утвержденному постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 г. № 28. В соответствии с пунктом 2.1.30 вышеуказанного ГОСТа копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы, а заверенной копией документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Копии документов заверяются нотариусами и иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Следует заметить, что в ряде случаев законодательство и судебная практика предусматривают необходимость представления оригинала документа или надлежащим образом заверенной его копии.

Так, Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации (ст.75) предусматривает, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, а также документы, подписанные электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным правовым актом или договором. Документы должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов, и представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. В отдельных случаях в суд представляется только подлинник документа.

Высший Арбитражный Суд Российской Федерации в своем информационном письме от 19 августа 1994 г. №С1-7/ОП-587 дал практические рекомендации по использованию в качестве письменных доказательств корреспонденций, полученных посредством факсимильной, электронной или иной связи.

Что касается доверенностей, то согласно ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. К примеру, доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

Кроме того, доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Доверенность есть односторонняя сделка, к которой применяются общие положения об обязательствах и договорах. Использование в доверенности факсимильного воспроизведения подписи в данном случае законом или иными правовыми актами не предусмотрено, соглашения сторон не может иметь места, поскольку сделка односторонняя.

В связи с этим советуем при заключении договоров, несмотря на законодательное закрепление норм о возможности признания за договорами, поступившими по факсимильной связи, юридической силы,  предусматривать в их тексте отдельный пункт о признании юридической силы за факсимильными вариантами договоров и о процедуре согласования подлинности текста договора, а также на какой стороне лежит бремя доказывания соответствующих фактов при споре о наличии факсимильного варианта договора, а в отношении факсимильных копий свидетельства о рождении, диплома об образовании, иных документов - иметь в виду, что юридическую силу имеют лишь подлинники документов или их копии, заверенные нотариусом, иным уполномоченным должностным лицом в соответствии с федеральным законодательством.

Правильное и грамотное оформление документов, их составление и представление в соответствии с законом, позволит избежать в будущем каких-либо возможных недоразумений и судебных споров.